Pilotage 360 des Services de Prévention et de Santé au travail(SPST) : Optimiser la Gestion et l'Efficacité

Dans le contexte actuel de la santé au travail et face aux enjeux liés à la certification SPEC 2217 Afnor, le pilotage 360 des Services de Prévention et de Santé au Travail (SPST) est devenu majeur pour assurer une prévention efficace des risques professionnels et un suivi optimal de la santé des travailleurs. Cet article explore les différents aspects de ce pilotage global, en mettant l’accent sur les outils permettant d’optimiser l’organisation et l’efficacité des SPST, qu’ils soient Interentreprises ou autonomes (services d’entreprises ou relevant de la fonction publique).

Le pilotage efficace d’un SPST repose sur une organisation rigoureuse de l’activité, englobant la gestion des ressources, la planification et le suivi des actions, ainsi que l’analyse des indicateurs et conseils à l’employeur pour limiter les risques professionnels et tracer les expositions individuelles. Les SPST jouent un rôle crucial dans la protection de la santé et de la sécurité des travailleurs en réalisant leur mission principale « prévenir toute altération de la santé des travailleurs du fait de leur travail ». Cette approche globale de l’activité permet d’optimiser le fonctionnement du service et d’améliorer la qualité des prestations offertes aux entreprises adhérentes et aux salariés suivis. 

La gestion des ressources humaines et matérielles est un élément clé du pilotage. Elle implique une répartition optimale des tâches au sein de l’équipe pluridisciplinaire, composée notamment de médecins du travail, d’infirmiers en santé au travail, d’intervenants en prévention des risques professionnels (IPRP), d’assistants de service de santé au travail. Cette gestion doit tenir compte des actions de chacun et des besoins spécifiques des entreprises suivies. La planification et la gestion de l’agenda sont essentielles pour assurer un suivi régulier et efficace des salariés et des actions en milieu de travail. Un système de planification performant permet d’optimiser les emplois du temps des professionnels de santé, de réduire les temps d’attente pour les visites médicales et d’améliorer la réactivité du service face aux demandes urgentes. Les rapports et indicateurs statistiques jouent un rôle crucial dans le pilotage de l’activité. Ils permettent de mesurer la performance du service, d’identifier les axes d’amélioration et de rendre compte de l’activité aux instances de contrôle et aux entreprises adhérentes. Parmi les indicateurs clés, on peut citer :

Un tableau de bord regroupant ces indicateurs offre une vision synthétique de l’activité du SPST et facilite la prise de décisions pour améliorer la qualité du service. La mission de suivi médical se structure autour des visites médicales (embauche, périodiques, de reprise, après un arrêt de travail, mi-carrière, de fin d’exposition, de fin de carrière…) pour s’assurer de la bonne aptitude des travailleurs à leurs « postes de travail ». Et aussi, par le suivi individuel en assurant un suivi médical en fonction des risques auxquels chaque salarié est exposé. Cela impose une gestion du DMST (Dossier Médical Santé au Travail) adapté à la complexité de expositions, d’une saisie aisée et permettant le partage entre pairs dans la durée.

Le rôle des SPST va au-delà du simple suivi médical des travailleurs et englobe une approche globale de prévention et de santé au travail, intégrant des aspects techniques, médicaux psychologiques et sociaux, imposant des outils de partage, d’échange et de travail collectif de plus en plus indispensables. L’utilisation d’outils numériques tels que des logiciels métier spécialisés pour les SPST, est indispensable pour un pilotage complet et efficace. Ces outils permettent de centraliser les informations, d’automatiser certaines tâches administratives et de générer des rapports détaillés.

Pour assurer un pilotage 360, les SPST doivent disposer d’un espace statistique performant, capable de collecter, d’analyser et de présenter les données pertinentes sur l’activité du service et la santé des travailleurs suivis. Cet espace statistique constitue un véritable tableau de bord décisionnel, permettant aux équipes des SPST de prendre des décisions éclairées et d’ajuster leurs actions et conseils en fonction des réalités du terrain.

Les questionnaires et enquêtes sont des éléments précieux pour recueillir des informations qualitatives et quantitatives sur la santé des travailleurs, les conditions de travail et l’efficacité des actions de prévention mises en place. Ces outils peuvent être utilisés pour :

L’analyse des résultats de ces enquêtes permet d’orienter les actions du SPST et d’adapter les services proposés aux besoins réels des entreprises et des travailleurs.

Les rapports et tableaux de bord générés à partir de l’espace statistiques offrent une vision synthétique et dynamique de l’activité du SPST. Ils peuvent inclure des indicateurs tels que :

Ces rapports permettent non seulement de suivre l’activité du service, mais aussi d’identifier les tendances et les problématiques émergentes en matière de santé au travail.

L’exploitation de l’ensemble des données collectées par le SPST est un enjeu majeur pour améliorer la prévention et le suivi de la santé des travailleurs. L’utilisation d’outils d’analyse avancés, tels que l’intelligence artificielle, peut permettre de :

Ces analyses approfondies contribuent à une approche plus proactive et personnalisée de la santé au travail, en permettant aux SPST d’anticiper les risques et d’adapter leurs interventions en conséquence.

Pour tirer pleinement parti de cet espace statistique, il est essentiel que les SPST disposent d’outils informatiques performants et sécurisés, capables de gérer de grandes quantités de données et d’informations tout en respectant les exigences de confidentialité et de protection des données personnelles imposées par la réglementation. La formation des équipes à l’utilisation et à l’interprétation de ces outils statistiques est également cruciale pour garantir une exploitation optimale des données collectées.

Le suivi des indicateurs clés de prévention est un élément fondamental du pilotage 360 des Services de Prévention et de Santé au Travail (SPST). Ces indicateurs permettent d’évaluer l’efficacité des actions menées, d’identifier les axes d’amélioration et de définir des priorités en matière de prévention des risques professionnels. Pour assurer un suivi complet et pertinent, les SPST doivent mettre en place une gestion rigoureuse. La gestion des Actions en Milieu de Travail (AMT) est au cœur de la mission préventive des SPST. Ces actions comprennent les visites d’entreprise, les études de poste, les mesures métrologiques, et les actions de sensibilisation. Un suivi efficace des AMT implique :

Le diagnostic et l’évaluation des risques constituent une étape cruciale dans la démarche de prévention. Les SPST doivent accompagner les entreprises dans la réalisation et la mise à jour de leur Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP). Le suivi peut inclure :

La Fiche d’Entreprise, document obligatoire établi par le médecin du travail, synthétise les risques professionnels et les effectifs exposés. C’est un outil essentiel pour les SPST qui facilite l’accès aux informations pertinentes et oriente les conseils sur l’aménagement des postes de travail pour les rendre plus sûrs. La digitalisation de la Fiche d’Entreprise facilite la mise à jour permettant ainsi un suivi plus intégré et complet.

Son suivi permet de :

Les mesures métrologiques, telles que les mesures de bruit, de luminosité ou d’exposition aux agents chimiques, sont essentielles pour quantifier certains risques professionnels. Le suivi de ces indicateurs peut inclure :

Le suivi des attestations d’exposition, notamment pour les agents chimiques dangereux ou les rayonnements ionisants, est crucial pour la traçabilité des expositions professionnelles. Les indicateurs associés peuvent comprendre :

Enfin, le suivi des accidents du travail et des maladies professionnelles permet d’évaluer l’efficacité globale de la politique de prévention. Les indicateurs à suivre peuvent inclure :

Pour faciliter le suivi de ces indicateurs clés, il est recommandé d’utiliser un tableau de bord synthétique, régulièrement mis à jour :

Ce suivi rigoureux des indicateurs clés de prévention permet aux SPST d’adapter en continu leurs stratégies d’intervention et d’améliorer l’efficacité de leurs actions en matière de santé et de sécurité au travail.

Organiser les convocations et agendas, les visites médicales ou téléconsultation, les actions de maintien en emploi

L’organisation des convocations, des agendas, des visites médicales (y compris les téléconsultations) et des actions de maintien en emploi est un élément crucial du pilotage 360 des Services de Prévention et de Santé au Travail (SPST). Cette organisation complexe nécessite une gestion rigoureuse et l’utilisation d’outils adaptés pour assurer un suivi optimal de la santé des travailleurs tout en optimisant les ressources du service. La gestion des convocations et des agendas est au cœur de l’activité quotidienne des SPST. Elle implique la planification des visites médicales obligatoires (initiales, périodiques, de reprise) et des visites à la demande, en tenant compte des contraintes des entreprises adhérentes et des disponibilités de l’équipe pluridisciplinaire. Pour optimiser cette gestion, il est recommandé de :

Les visites médicales, qu’elles soient en présentiel ou en téléconsultation, doivent être proposées de manière à assurer un suivi efficace de la santé des travailleurs. La mise en place de la téléconsultation, accélérée par la crise sanitaire de la Covid 19, offre une flexibilité accrue mais nécessite une organisation spécifique.

Les actions de maintien en emploi, essentielles pour prévenir la désinsertion professionnelle, demandent une coordination étroite entre les différents acteurs (médecin du travail, employeur, salarié, médecin traitant, etc.). Cette mission a été mise en avant depuis la loi du 2 août 2021. Elle vise à maintenir les travailleurs en emploi, notamment ceux qui sont vulnérables en raison de problèmes de santé ou de handicaps. 

Pour optimiser cette organisation complexe, l’utilisation d’un logiciel métier spécialisé pour les SPST est indispensable pour :

L’organisation de ces actions peut inclure :

Identifier les points d’amélioration et les leviers d’optimisation

L’identification des points d’amélioration et des leviers d’optimisation est une étape importante dans le pilotage 360 des Services de Prévention et de Santé au Travail (SPST) qu’ils soient Interentreprises, d’Entreprises ou de la Fonction Publique. Cette démarche permet d’améliorer continuellement la qualité des services offerts, d’optimiser l’utilisation des ressources et de répondre de manière plus efficace aux besoins des employeurs et des travailleurs. Pour ce faire, les SPST doivent mettre en place une approche systématique d’analyse et d’évaluation de leurs activités.

L’analyse des données collectées à travers les différents outils de suivi (visites médicales, actions en milieu de travail, enquêtes de satisfaction) constitue un point de départ essentiel. Cette analyse permet d’identifier les tendances, les écarts par rapport aux objectifs fixés et les domaines nécessitant une attention particulière. Les retours d’expérience des équipes pluridisciplinaires sont également précieux pour identifier les points d’amélioration. Les médecins du travail, Psychologue du Travail, infirmiers, IPRP et autres professionnels de santé sont en première ligne pour observer les difficultés rencontrées sur le terrain et proposer des solutions concrètes. Cette pluridisciplinarité impose donc des échanges d’informations, un partage des données et une visibilité des dossiers d’un individu et d’un employeur. L’utilisation d’outils numériques facilite le suivi et l’échange d’informations, renforce la coordination entre les différents membres de l’équipe pluridisciplinaire, optimise les parcours de prévention en fonction des risques spécifique à chaque secteur.

L’identification des points d’amélioration et des leviers d’optimisation doit s’inscrire dans une démarche globale de pilotage stratégique du SPST. Cette approche permet non seulement d’améliorer l’efficacité opérationnelle du service, mais aussi de renforcer sa capacité à s’adapter aux évolutions du monde du travail et aux nouveaux enjeux de santé publique.

Le dialogue social est un élément clé dans la promotion de la santé et de la sécurité au travail. Les Services de Prévention et de Santé au Travail (SPST) jouent un rôle crucial dans ce processus en fournissant des informations objectives et pertinentes aux différentes parties prenantes : employeurs, salariés, représentants du personnel et instances représentatives telles que le Comité Social et Économique (CSE). La production de rapports lisibles et objectifs est donc essentielle pour faciliter ce dialogue et permettre une prise de décision éclairée en matière de prévention des risques professionnels. La production de rapports lisibles et objectifs permet aux SPST de jouer pleinement leur rôle d’expert et de conseil auprès des entreprises et des salariés, contribuant ainsi à les sensibiliser et à les former aux risques professionnels et aux bonnes pratiques. 

En tant qu’éditeur de logiciels, partenaire des Services de Prévention et de Santé au Travail, Val Solutions s’engage à fournir aux professionnels de la prévention et de la santé au travail, des outils à la pointe de la technologie pour faciliter un pilotage 360.  Les fonctionnalités intégrées vous garantissent une expérience fluide et intuitive de la planification des visites médicales à la production de rapports détaillés, en passant par le suivi des actions de prévention.

Grâce à nos solutions logicielles, les SPST peuvent améliorer significativement leur efficacité opérationnelle, la qualité de leurs services et leur capacité à répondre aux enjeux actuels et futurs de la réglementation en vigueur. Que vous soyez un SPST Interentreprises ou un service autonome nos solutions s’adaptent à vos besoins spécifiques et vous accompagnent dans toutes vos missions. Pour découvrir comment Val Solutions peut vous aider à optimiser le pilotage de votre service et à améliorer votre impact sur la prévention et la santé au travail, n’hésitez pas à prendre rendez-vous avec l’un de nos experts. Cliquez ici pour planifier une démonstration de notre plateforme sécurisée, connectée et partagée uEgar®